【フリーランス向け】帳簿作成を簡単にする2つの方法を解説

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会社員であれば確定申告のような面倒な作業は全て会社がやってくれていました。
フリーランスになって初めての確定申告、何をどうすれば良いのか不安ですよね?

この記事は

  • フリーランスになって初めての確定申告が不安
  • 帳簿を少しでも楽に付ける方法を知りたい

という方のための記事です。

具体的には

  • 帳簿の種類
  • 帳簿の付け方
  • 帳簿をつける際に知っておきたいこと
  • 簡単に帳簿をつけるコツ

を紹介していきます。

この記事が参考になれば幸いです。

フリーランスの確定申告には帳簿が必要!帳簿の基礎知識を解説

フリーランスが確定申告を行う際には、帳簿の作成・保管が必要です。平成26年1月からは白色申告でも、簡易方式での記帳や帳簿の保存が義務となりました。

帳簿を付けるのは義務!帳簿とは何なのか

そもそも帳簿とは、日々の収入や経費支出、個人事業のための固定資産などを記入する帳面のことです。

これには取引内容の記録・管理を行う役目があります。確定申告では1年間の収入と経費支出、各種控除から所得を算出するため、取引内容の明記された帳簿の記帳と保存が義務となっているのです。

帳簿を簡易方式で記帳できる条件

先ほど述べたとおり、白色申告の場合は、青色申告を行なう際に必要な「複式簿記」より簡単に作成できる「簡易簿記」での記帳が認められています。

ただし簡易簿記で記帳するためには、以下の条件を満たすことが必要です。

簡易記帳の条件
●売上や仕入は、少額または保存している納品書や請求書によって内容が確認できる場合のみ、1日の合計金額で記載してよい。

●雑収入や経費は、少額であれば1日の合計金額で記載してよい。ただし雑収入の事由ごと、経費の項目ごとに一括記載する必要がある。

全部で4種類もある?フリーランス帳簿の種類


確定申告の際に使用する帳簿には、様々な種類があります。売上や経費を管理し、自分の事業を見直すのにも役立つので、こまめに記入しておくようにしましょう。

法定帳簿と任意帳簿

「法定帳簿」とは、収入金額や必要経費を記載している帳簿のことで、白色申告者でもこれを必ず7年間は保存しておく必要があります。

また「任意帳簿」は、法定帳簿以外の、業務に関して作成した帳簿のことです。売掛帳や固定資産台帳などがこれにあたり、保存期間は5年と定められています。

現金出納帳と預金出納帳

「現金出納帳」は、毎日の現金の出入りを記録し、残高を明確にするための帳簿です。収入や経費支出などに現金が使用された場合、この帳簿を使って管理します。

いっぽう「預金出納帳」は、普通預金や当座預金の入出金を記録する帳簿です。銀行口座に収入が振り込まれた場合や、銀行口座から経費支出を払ったり、外注先に振り込んだりした場合に使用します。

売掛帳と買掛帳

「売掛帳」は、売上に関する取引の詳細を発生順に記録しておく帳簿です。商品を受け取ったときや売上代金が振り込まれたときに、この帳簿に記録します。

それに対して「買掛帳」は、仕入に関する取引の詳細を発生順に記録しておく帳簿です。商品の仕入れをしたときや仕入代金を支払ったときに、この帳簿に記録します。

「売掛帳」「買掛帳」には、それぞれ取引相手・日付・金額・摘要・残高を記入しましょう。

フリーランスの確定申告用帳簿に必要なのは2つだけ!

ここではフリーランスが直面する確定申告というハードルに関して帳簿をどのように用意すれば良いのかについて説明していきます。

確定申告は大変なイメージがありますが、仕組み自体は単純です。
フリーランスは純利益と会社の源泉徴収票さえあれば確定申告をすることができます。
この2つを持って税務署に行けばやり方は教えてもらえます。

収入ー支出つまり純利益

最も大事なのはいくらの収入があって、いくらを支出したのかということがわかることです。
帳簿はこれを確認するために使われるものです。

源泉徴収票

「源泉徴収票」とはクライアントがフリーランスから事前に差し引いた所得税が記載されている書類です。

源泉徴収票はクライアントが作成し、1通を税務署、もう1通をフリーランスに送る必要があります。

ただし、源泉徴収票は人によっては送られて来ない場合も多いため、契約を結ぶ際に源泉徴収額がわかる書類が必要である旨を伝える必要があります。

フリーランスのための帳簿作成の手順


続いては帳簿を作成する手順をご紹介します。日頃からコツコツと記帳を進めておけば、年度末に膨大な量の作業に追われる必要がなくなります。

領収書や通帳などの情報を整理する

まずは、経費に関する領収書や通帳などの情報を整理するところから始めましょう。「現金で支払ったもの」と「銀行口座を経由して支払ったもの」に分け、それぞれ現金出納帳もしくは預金出納帳に記帳します。

売上の明細を管理する

次に、売上の明細を管理しましょう。「何を」「誰に」「どのくらい」「いつ」「いくら」で売ったのか、「代金をいつもらえるか」などを把握しておきます。データでの明細しかないものは、きちんと印刷しておき整理しておきましょう。

売上帳・仕入帳・振替伝票などを記入する

続いては、売上帳・仕入帳・振替伝票などを記入します。売上や仕入れに関する書類やデータを基に、項目、金額、摘要などを帳簿に正確に写していきましょう。

所得を算出し税額を計算する

帳簿をつけて収支・支出を計算したら、それらを基に利益または損失を算出します。確定申告の際はここからさらに各種控除を考慮して、税額計算を行いましょう。

こんなに簡単!フリーランスの帳簿作成が簡単になる2つの方法


最後に、帳簿をつけるにあたって覚えておくべき情報をご紹介しましょう。十分な知識があれば、よりスムーズで正確な記帳作業を行うことができますよ。

個人事業用の銀行口座を用意すると便利

開業したら、個人事業用の銀行口座を開設するのがオススメです。事業で使う費用のうち口座から引き落としできるものは、この事業用口座から支出しましょう。

口座の出入金が全て業務に関するものと決めれあれば帳簿を付ける際にも非常に楽です。

また、個人事業でのお金の収支と、プライベートでのお金の収支がきっちり分かれていると、記帳作業をスムーズに進行することができます。万が一税務調査が入った場合にも、内訳を証明しやすいですよ。

支払いを全てクレジットカードで行う

業務に関する支出は全てクレジットカードで行うようにします。
こうすることでクレジットカードの利用明細を見ればどこで何を支出したのかわかります。
この利用明細を確定申告時期の前にまとめて帳簿の記入すれば余計な手間がかかりません。

領収書やレシートの保管方法

そうはいっても、クレジットカードでの支払いができないこともあります。

そんな時はやはり、領収書やレシートを保管しておく必要があります。

具体的な方法として、未記帳のものはクリアファイルにまとめておき、記帳済みのものから、月ごとに封筒に分けるか、ルーズリーフやノートに貼っていくのがオススメです。

領収書には番号を割り振っておき、記帳する際にその番号を帳簿にも記載しておけば、どの領収書のことが書いてあるのかを即座に特定することができます。

きちんと必要経費をつけないと損をする

事業のために支出したお金は、きちんと領収書を保管しておき、経費に計上しましょう。

帳簿づけが面倒だからといって収入額だけで確定申告をすると、税金を払いすぎて損をすることになります。納税額を左右する所得額は、(収入)−(経費)で算出されるため、経費の額が大きいほど節税に

繋がるのです。必要経費を取りこぼさないためにも、帳簿づけはこまめに行ってくださいね。

まとめ:フリーランス帳簿の作成が必須!正しいやり方を覚えよう


帳簿とは、日々の収入や経費支出、個人事業のための固定資産などを記入する帳面のことです。確定申告の際には、白色申告・青色申告ともに、帳簿の作成・保管が義務付けられています。

帳簿は、

  • 収入金額や必要経費を記帳する「法定帳簿」
  • それ以外で業務に関して作成する「任意帳簿」

とに分けられ、それぞれ保管すべき年数が定められています。

なお帳簿の種類としては

  • 毎日の現金の出入りを記録する「現金出納帳」
  • 普通預金や当座預金の入出金を記録する「預金出納帳」
  • 売上に関する取引の詳細を記録しておく「売掛帳」
  • 仕入に関する取引の詳細を記録しておく「買掛帳」

などがあります。

また帳簿を作成する際は、

  • 領収書や通帳などの情報を整理
  • 売上の明細を管理
  • 売上帳・仕入帳・振替伝票などの記入
  • 所得を算出し税額を計算

という手順で行うとスムーズでオススメです。

帳簿を作成するにあたっては、

  • きちんと必要経費をつけないと損をする
  • 個人事業用の銀行口座を用意する
  • 領収書やレシートは番号を割り振って保管する

ということを覚えておくと役に立ちます。

帳簿の役割を理解して、賢く正確な帳簿作成を行いましょう。

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